Que vous soyez complètement novice en la matière ou que vous ayez déjà organisé plus d’une centaine de réunions, vous aurez toujours à répondre à une liste interminable de questions. La prochaine fois que vous êtes en charge de l’organisation d’une réunion, d’un séminaire ou d’une conférence, profitez de cette occasion pour impressionner votre responsable en lui présentant des perspectives inédites. Et n’hésitez pas à expliciter votre processus de réflexion pour que tout le monde se sente bien informé et préparé en vue de cet évènement.
Utilisez les questions ci-dessous pour faire le tri dans vos idées et aidez-vous des réponses pour prendre les décisions qui feront de votre séminaire/conférence un véritable succès.
- Quels-sont mes objectifs personnels et ceux de ma société pour cette mission ?
- Choisissez les réalisations souhaitées :
- Communiquer et partager des connaissances pré-établies (formation)
- Développer de nouvelles idées (réflexion stratégique)
- Prendre des décisions (réunion du conseil d’administration)
- De quels supports ont besoin les participants pour atteindre leurs objectifs stratégiques ?
- Quelle image de mon entreprise et de moi-même renvoie le lieu que j’ai sélectionné pour accueillir votre séminaire / conférence ?
- Est-ce que l’agenda laisse suffisamment de temps pour des moments informels de rencontre et de discussion ?
- Est-ce que mon menu est assez varié et équilibré ?
- Exigences alimentaires spécifiques
- Allergies
- Ai-je bien anticipé et spécifié les bons outils technologiques ? Sont-ils assez faciles d’utilisation et accessibles aux participants ?
- Est-ce que les salles de sous-commission sont suffisamment équipées pour permettre aux participants de communiquer et partager leurs idées sans efforts ?
- Le mobilier est-il ergonomique ; peut-il garantir le confort de chacun pendant toute la durée du séminaire / conférence ?
- Comment puis-je rendre cette rencontre plus prolifique ? Est-ce que l’aménagement des salles correspond aux objectifs du séminaire / conférence ?
- Est-ce que l’intégralité des besoins des participants a été prise en compte ; pas seulement durant la réunion mais du début jusqu’à la fin (avant, pendant et après) ?
N’hésitez pas à en discuter avec un de nos Meeting Scientists chez Comet Meetings !
