Les réunions occupent une place croissante dans notre quotidien professionnel, mais toutes ne sont pas indispensables. En effet, nous somme beaucoup à souffrir de la “réunionite” qui a tendance à nous faire perdre du temps. Pour s’assurer de la réussite d’une réunion, il existe 4 rôles clés à répartir : décideur, animateur, gardien du temps, et scribe.
20 minutes que vous n’avez pas pris la parole ? Est-ce que cette réunion avait vraiment besoin de vous ? Les réunions c’est essentiel mais comme tout il ne faut pas en abuser sinon c’est juste du temps de travail perdu. Il existe de nombreux conseils pour garantir l’efficacité et la réussite d’une réunion. Pour s’assurer de la réussite d’une réunion, il est nécéssaire de prévoir l’avant, le pendant et l’après.
Chez Comet, on a étudié la réunion sous toutes ses coutures, on est devenu expert en la matière ! Comet Meetings, c’est quoi ?
C’est notre offre de salles de réunion et d’espaces modulables pour toutes vos réunions et événements d’entreprise, avec de nombreux services associés : service traiteur, assistance technique, et sessions wellness.
Notre conseil du jour concerne la préparation de la réunion, et les 4 rôles clés à définir avant le début d’une réunion.
Saviez-vous qu'un ingrédient clé pour des réunions réussies, c'est d'avoir un décideur à bord ? C'est vrai, avoir quelqu'un qui peut trancher les décisions importantes rend chaque rencontre non seulement plus dynamique mais aussi incroyablement productive. Imaginez : finies les longues heures de discussion sans fin, car avec un décideur, chaque point à l'ordre du jour avance avec clarté et efficacité. C'est une petite astuce qui nous vient de Lary Page (co-fondateur de google) et qui va rendre vos réunions plus productives.
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Ah, l'animateur de réunion ! Cette personne a la mission essentielle de faire danser les mots autour de la table, s'assurant que chacun ait sa part de parole. Avec une touche de légèreté et une bonne dose de fermeté, il crée une dynamique de groupe où chaque participant se sent valorisé et impliqué. C'est un véritable art de jongler entre donner la parole et recadrer les discussions, surtout avec ceux qui nous rejoignent à distance — oui, ces participants un peu plus silencieux qui, selon des études de Microsoft et l’université de Waterloo, ont tendance à être moins engagés. Un bon animateur sait les intégrer activement, transformant chaque réunion en un véritable échange constructif. C'est ça la magie d'une réunion bien animée !
Rencontrez le gardien du temps, notre héros discret des réunions efficaces ! Inspiré par Jean-Pierre Clamadieu de Rhodia, qui passe la moitié de son année en réunion. « Passe-temps », « Tic-tac », « Monsieur Chrono » appelez le comme vous voulez, son rôle est essentiel pour garder chaque sujet dans les clous du timing. Le gardien du temps veille aussi à ce que les participants à distance soient bien intégrés, écoutant et réagissant, transformant ainsi l'espace virtuel en salle de réunion active. Avec un gardien du temps compétent, chaque moment de votre réunion est optimisé pour l'efficacité.
Chez Comet, 15 minutes avant la fin de la réunion, on prends toujours un instant pour récapituler et faire ressortir les points importants. Cela facilite l’enjeu principal : la prise de décision.
Le rôle du scribe dans une réunion est essentiel pour garantir que les informations clés ne se perdent pas. Responsable de la prise de notes, le scribe sélectionne méticuleusement les nouvelles informations et les décisions importantes, les distillant en un compte-rendu succinct. Pour une réunion de 45 minutes, le but est de limiter les notes à environ huit points essentiels. Ce résumé permet non seulement de mémoriser les idées principales mais aussi de les communiquer efficacement aux absents. Ainsi, le scribe joue un rôle crucial en capturant l'essence des discussions pour une référence future.
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Les rôles de décideur, animateur, gardien du temps et scribe sont tous cruciaux pour la réussite d'une réunion. Chacun apporte une contribution spécifique qui, combinée, crée une dynamique productive et efficace. Faire tourner ces rôles régulièrement parmi les participants évite la monotonie, et permet également à chacun de développer de nouvelles compétences et de comprendre les défis associés à chaque position. Et puis, la réunion est enfin un moment de la journée qu’on aime partager !
