Nous sommes convaincus qu’il existe une science de la réunion réussie.Une façon de rendre une réunion réellement productive, créative et agréable. Un ensemble de règles et de conseils permettant de décupler la valeur de cet investissement collectif, pour produire ensemble, sans détruire les énergies individuelles...
Nous avons voulu faire bouger les lignes, proposer une alternative au statu-quo ! Nous avons exploré la réunion à 360 degrés, pour identifier les meilleures pratiques en la matière. Des « best practices » tirées de nos parcours personnels d’anciens banquiers et consultants (qui nous ont fait adorer détester les réunions). Des pratiques inspirées des entreprises les plus performantes (Google, Facebook, LVMH, McKinsey,...) toujours en avance sur les méthodes de productivité en réunion. Des conseils d’entrepreneurs à succès, qui nous inspirent au quotidien. Enfin, des sciences cognitives et comportementales, qui nous éclairent sur notre manière de penser.
L’environnement est l’une des composantes essentielles à la réussite d’une réunion. C’est dans cette logique que nous avons fondé, en 2016, CometMeetings. Des lieux de réunion et séminaire inspirants, qui offrent un écosystème de services stimulant la créativité, la productivité et le bien-être de chaque participant.
Pour rendre accessibles ces bonnes pratiques au plus grand nombre, nous les avons rassemblées ici, dans cette Cométhode - la méthode du collaboratif, ou comment réussir à plusieurs. Des conseils à suivre en amont(pour préparer au mieux vos réunions), à appliquer le jour J (pour en tirer le maximum), et à matérialiser ensuite (pour qu’elles aboutissent réellement à quelque chose).
Voici les 5 premiers conseils qui vont sauver vos réunions...
1) Stop ! Devez-vous vraiment vous réunir ?
Les salariés passent 8 heures par semaine en réunion*. Prenons une réunion classique de une heure, avec 8 personnes autour de la table : cela représente 8 heures de travail productif, soit l’équivalent d’une journée de travail d’un collaborateur.
Mais au fond, cette réunion doit-elle vraiment avoir lieu ? Avant de lancer les invits’, assurez-vous de connaître la raison d’être de celle-ci (et de vérifier que vous ne pouvez pas régler le sujet avec une simple discussion entre deux points).
* d’après une étude de Barco et Circle Research
2) Attention à l’option "réunion récurrente"
Elon Musk (Tesla, SolarCity, SpaceX...) invite à se débarrasser des réunions trop fréquentes, « à moins de devoir gérer une urgence capitale ». Sitôt l’urgence réglée, sitôt la fréquence des réunions devrait baisser. Trop de réunions, tue la réunion ! Limitez le nombre de fois où vous vous réunissez, vous maximiserez la valeur et l’utilité de chacune.
3) Le bon format
Il n’existe aucune réunion identique (si c’est le cas, c’est que vous n’avez déjà pas appliqué notre conseil n°2, bravo). Générer des idées, organiser, négocier... À chaque réunion doit être donné un objectif précis et donc un cadre de travail adapté.
Demandez vous quel est votre objectif. Trancher ? Planifiez un comité de décision.Informer ? Choisissez le format conférence. Brainstormer ? Optez pour un atelier de créativité. Avant d’organiser un meeting, pensez toujours au résultat que vous voulez atteindre !
4) Invitation = information
La première raison ? Pas d’ordre du jour ni d’objectifs établis. Résultat, vous ne savez pas pourquoi vous devez vous réunir, ni ce que l’on attend de vous. Mercedes Erra (BETC) est capable d’annuler une réunion à la dernière minute si elle n’a pas été suffisamment préparée. Guillaume Pepy (SNCF), lui, a déjà quitté une réunion au bout de 2 minutes car il trouvait les objectifs trop flous. Aïe.
En envoyant l’invitation, partagez l’ordre du jour et les documents utiles à la réunion (au moins 48h à l’avance, soyez sympa). L’objectif sera clair et la réflexion peut même débuter dans les esprits...
*d’après une étude de Wolf Management Consultants
5) Thanks God It’s Tuesday
Encore dans le coaltar, ou déjà à rêvasser de votre week-end... Le jour de la semaine impacte l’état d’esprit et le niveau d’implication des participants.
Le jour idéal pour se réunir ? Ce serait le mardi.* Quant aux réunions organisées tôt le lundi et tard le vendredi, elles seraient elles les moins dynamiques. Évidemment, cela reste à nuancer : chaque jour de la semaine induit une atmosphère différente, alors ayez cela en tête en cas de réunion hautement stratégique.
*d’après une étude Accountemps
